31736 Voortgangsverslag KPI’s Informatiebeheer 2024 Gemeente Den Helder
Aan de leden van de gemeenteraad
De directeur-archivaris van het RHC Alkmaar houdt toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Den Helder. Jaarlijks doet hij daarvan verslag. Het verslag is gebaseerd op Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) en is als bijlage bij deze raadsinformatiebrief gevoegd.
Het oordeel van de archiefinspecteur luidt: ”Het algemene beeld dat uit het verslag naar voren komt is dat de gemeente Den Helder in ruim voldoende mate aan de wettelijke eisen voldoet. Ten opzichte van vorig jaar boekt de gemeente vooruitgang. Zij zet belangrijke stappen om de kwaliteit van de informatiehuishouding structureel te verbeteren.”
Den Helder is dit jaar vooruitgegaan in de beoordeling omdat we als gemeente hebben geïnvesteerd in het verhogen van het kennisniveau van onze medewerkers door middel van opleiding.
Dit jaar wordt hard gewerkt aan verbeterpunten in het KPI-verslag, namelijk de uitfasering van het Documentair Managementsysteem Corsa, het uitfaseren van het zaaksysteem InProces en het implementeren van een nieuw zaaksysteem. De verhuizing naar Willemsoord hielp indirect ook mee aan het verbeteren van de KPI’s Informatiebeheer. Op Willemsoord is een kleine archiefruimte gebouwd die aan alle eisen voldoet. Hierin komen alleen de akten burgerlijke stand. Al het eeuwig te bewaren papieren archief is vervroegd overgedragen naar het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) en voor al het op termijn te vernietigen papieren archief wordt plankruimte gehuurd bij het RAA. Dat betekent dat er, op de akten burgerlijke stand na, geen papieren archief meer bij de gemeente is en ook niet meer wordt opgebouwd.
Uw raad heeft vorig jaar een datavisie op hoofdlijnen vastgesteld. Deze wordt de komende jaren verder geconcretiseerd. “Door het gebruik van data krijgen we beter inzicht in wat zij nodig hebben en welke uitdagingen er zijn. We kunnen hierdoor betere beslissingen nemen, efficiënter werken én de dienstverlening en het beleid beter afstemmen op de behoeften van inwoners en ondernemers”.
Wij zijn content met de behaalde resultaten van dit jaar en gaan door met het realiseren van de doelen om de dienstverlening op een hoger niveau te brengen.
Den Helder, 11 juni 2024. Met vriendelijke groet,
burgemeester en wethouders van Den Helder,
J.A. (Jan) de Boer MSc. burgemeester
J. (Jeroen) van Egerschot loco-secretaris