Jaarverslag 2023 Rekenkamercommissie

Inleiding

Voor u ligt het jaarverslag van de rekenkamercommissie Den Helder. Het is het laatste jaarverslag van de rekenkamercommissie Den Helder (hierna: RKC).

Op 1 november 2023 is er namelijk een einde gekomen aan het bestaan van de rekenkamercommissie. Dit als gevolg van de wet versterking decentrale rekenkamers die met ingang van 1 januari 2023 in werking is getreden. Deze wet verplicht alle gemeenten om op 1 januari 2024 een onafhankelijke rekenkamer te hebben ingesteld, inclusief de benoeming van leden.

De gemeenteraad van Den Helder heeft op 5 juni 2023 de Verordening gemeentelijke rekenkamer Den Helder 2023 vastgesteld. Op 6 november 2023 zijn twee leden van de rekenkamer door de gemeenteraad benoemd en is de rekenkamer van start gegaan.

Tijdens diezelfde raadsvergadering is ook afscheid genomen van de drie leden van de rekenkamercommissie Den Helder.

Geen van de drie leden van de rekenkamercommissie keert terug als lid van de nieuwe rekenkamer.

De basis voor de werkzaamheden van de rekenkamercommissie vormt artikel 182 van de Gemeentewet waarin staat dat de RKC de taak heeft om het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur te onderzoeken op doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid.

De RKC richt zich primair op het onderzoeken van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid.

Daar wordt door de RKC invulling aan gegeven door het uitvoeren van met name ex post onderzoek. Hiervoor stelt de RKC een centrale onderzoeksvraag op met daarbij behorende deelvragen. Daarna wordt, op basis van een offerte-uitvraag, een onderzoeksbureau geselecteerd. Samen met de onderzoekers van het bureau voert de RKC vervolgens het onderzoek uit.

Het concept-onderzoeksrapport wordt voorgelegd voor ambtelijk wederhoor en gaat daarna naar het college voor een bestuurlijke reactie. Samen met deze reactie wordt het rapport aan de gemeenteraad van Den Helder gepresenteerd. Desgewenst kan de RKC ook een zogenaamde rekenkamerbrief uitbrengen. Dat gebeurt in de regel naar aanleiding van een quick-scan of beknopt onderzoek waarmee relatief snel kan worden ingespeeld op de actualiteit als die daar aanleiding toe geeft.

De werkzaamheden van de RKC dragen bij aan de controlerende en kaderstellende taak van de gemeenteraad ten aanzien van de uitvoering van het gemeentelijke beleid door het college van burgemeester en wethouders.

Voor meer informatie over hoe de RKC haar taak vormgeeft verwijzen wij naar het document ‘Missie en werkwijze’ uit december 2014 op de website van de gemeente Den Helder. De RKC heeft in 2022 een korte animatie op voornoemde website gezet waarin de procedure en werkwijze van de RKC eenvoudig worden weergegeven.

In dit jaarverslag wordt eerst de werkwijze van de RKC gedurende het jaar 2023 beschreven. Als zodanig wordt ingegaan op:

• missie;
• samenstelling;
• bijeenkomsten;
• onderzoeken;
• financiën.

Missie en werkwijze

De missie van de Rekenkamercommissie Den Helder luidt als volgt: “De Rekenkamercommissie Den Helder wil met een open, positief-kritische houding, zorgvuldig en gedegen onderzoek doen. Op deze manier wil zij leer- en verbeterprocessen stimuleren en daarmee bijdragen aan het verbeteren van het bestuur en de organisatie van de gemeente, in het belang van de inwoners van Den Helder.”

Samenstelling

De RKC bestaat conform de ‘Verordening op de Rekenkamercommissie Den Helder 2014’ uit drie externe leden. Voor dit model is gekozen omdat Den Helder een professionele en deskundige rekenkamercommissie voorstaat, met inbreng van buiten het gemeentelijk circuit. Dit vanwege enerzijds de toegevoegde kennis en kunde en anderzijds de waarborging van het varen van een eigen, onafhankelijke, koers.

Het werk van de RKC kenmerkt zich door objectiviteit en onafhankelijkheid, dat wil zeggen onpartijdig en niet vooringenomen. De RKC werkt primair voor de gemeenteraad, maar niet in opdracht van de gemeenteraad. De RKC opereert onafhankelijk zowel ten opzichte van raad, college van burgemeester en wethouders en ambtelijke organisatie als ten opzichte van burgers, bedrijven en instellingen van Den Helder.

In 2023 waren de leden:

• Dhr. M.E. (Marcel) van den Heuvel (voorzitter);
• Mevr. S. (Simone) Bremer-Dijkhuis (lid, plv. voorzitter);
• Dhr. G. (Geert) Mos (lid)

Ambtelijke ondersteuning

De RKC wordt ambtelijk ondersteund door haar eigen secretaris. Tot 1 maart 2023 vervulde Anne Bruins deze functie, daarna is tot 1 juni waargenomen door raadsadviseur Rob de Jonge, en van 1 juni tot 1 december was John Hagens hiervoor verantwoordelijk.

Lidmaatschap NVRR

De RKC is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies (NVRR). Als lid van deze vereniging kunnen wij jaarlijks gebruik maken van de mogelijkheid om deel te nemen aan de onderzoeken die door de vereniging worden ingesteld.

Jaarverslag 2023

Gedurende het jaar 2023 is de RKC in totaal 8 maal in vergadering bijeen geweest, De vergaderdata in 2023 waren:

• Dinsdag 10 januari 2023 - digitaal
• Dinsdag 7 februari 2023 - digitaal
• Woensdag 8 maart - fysiek
• Dinsdag 9 mei - digitaal
• Dinsdag 6 juni - digitaal
• Dinsdag 4 juli - fysiek
• Dinsdag 1 augustus - digitaal
• Dinsdag 12 september- fysiek

Naast de vergaderingen hebben de leden van de RKC en de secretaris meerdere (bilaterale) overlegmomenten gehad.

De RKC plaatst haar onderzoeksrapporten en rekenkamerbrieven op de website van gemeente Den Helder.

In het transitiejaar van rekenkamercommissie naar rekenkamer zijn er door de rekenkamercommissie Den Helder een tweetal onderzoeken opgepakt en gestart.

Slechts een van deze onderzoeken is ook daadwerkelijk in 2023 geheel afgerond.

In verband met de verhuizing van de gemeente van de locaties Verkeerstorenweg en Kerkgracht naar Willemsoord is door het aspect van de digitale pentesten en fysieke pentesten het onderzoek naar de informatieveiligheid overgedragen aan de nieuwe rekenkamer. Dat betekent dat de afronding van dat onderzoek dus door de nieuwe rekenkamer zal plaatsvinden.

1. Onderzoek naar de doorwerking van de aanbevelingen van de rekenkamer van de gemeente Den Helder (Afronding in 2023)
2. Onderzoek naar de informatieveiligheid binnen de gemeente Den Helder (Afronding in 2024)

Onderzoek naar de doorwerking van de aanbevelingen van een viertal rekenkameronderzoeken

De rekenkamercommissie Den Helder voert iedere vier jaar een doorwerkingsonderzoek uit en heeft voor het onderhavige doorwerkingsonderzoek vier rekenkamerrapporten geselecteerd aan de hand waarvan zij de doorwerking wilde onderzoeken. Het onderzoek diende aan te tonen in hoeverre de door de rekenkamercommissie gedane aanbevelingen door de gemeenteraad en het college zijn opgepakt.

In dit onderzoek is ook het opvolgen van de aanbevelingen uit het eerdere doorwerkingsonderzoek meegenomen. Het onderzoek is uitgevoerd door een extern bureau om de objectiviteit van deze ‘eigen’ evaluatie/doorwerking te waarborgen.

Het doel van dit onderzoek was om inzicht te krijgen in de opvolging van de aanbevelingen en de doorwerking van de volgende rekenkameronderzoeken:

1. De effecten van de transformatie in de jeugdzorg (3 december 2018);
2. Toezicht en handhaving op het gebied van Openbare Orde en Veiligheid (2 juni 2020);
3. Financiële risico’s in perspectief: rekenkameronderzoek met betrekking tot de GGD Hollands Noorden (2 november 2020);
4. Voortgang van het armoedebeleid en de schuldhulpverlening (14 december 2020).

Centrale vraag:

In hoeverre en op welke wijze zijn de door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen uitgevoerd, en wat is de doorwerking van de rekenkamerrapporten in de gemeentelijke organisatie?

Conclusies naar aanleiding van het doorwerkingsonderzoek

Conclusie 1: Ongeveer driekwart van de aanbevelingen wordt (deels) opgevolgd door het college en de raad (33% van de aanbevelingen volledig).

Daarmee voldoet het college deels aan de in het normenkader beschreven norm. Zoals af te lezen aan onderstaande tabel, loopt de opvolging van de aanbevelingen uit de rapporten uiteen.

Omschrijving	Aanbevelingen opgevolgd	Aanbevelingen deels opgevolgd	Aanbevelingen niet opgevolgd
Transformatie jeugdzorg	1 (25%)	1 (25%)	2 (50%)
Toezicht en handhaving	2 (67%)	1 (33%)	-
Financiële risico’s GGD HN	-	4 (50%)	4 (50%)
Armoedebeleid en schuldhulpverlening	6 (50%)	5 (42%)	1 (8%)
Totaal	9 (33%)	11 (41%)	7 (26%)

Conclusie 2: De rapporten leiden over het algemeen niet tot (grote) aanpassingen in het beleid en de uitvoering.

Dit is deels te verklaren doordat college en ambtelijke organisatie vaak al bezig zijn met de acties die uit de aanbevelingen voortvloeien. Er zijn ook aanwijzingen dat er soms sprake is van ‘voorwerking’ van de rekenkamerrapporten: het college onderneemt of versnelt plannen op een bepaald domein doordat de rekenkamercommissie er aandacht aan besteedt. Dit betekent in sommige gevallen dat de door de rekenkamercommissie onderzochte onderwerpen ertoe leiden dat het college/de gemeente al bezig gaat met bepaalde acties voordat de rekenkamercommissie haar aanbevelingen heeft gedaan.

Conclusie 3: De rekenkamerrapporten leiden tot inzichten en inspiratie bij college/de gemeente over de onderzoeksonderwerpen.

Uit het onderzoek komt het beeld naar voren dat de rapporten het college en de organisatie bijvoorbeeld helpen om actiever bezig te zijn met monitoring en evaluatie (armoedebeleid en

schulden) en bij het inrichten van het team (onderzoek toezicht en handhaving). De rapporten bieden het college en de organisatie daarmee concrete handvatten om beleid en uitvoering te verbeteren.

Conclusie 4: De aanbevelingen uit het eerdere doorwerkingsonderzoek zijn slechts deels opgevolgd.

Het college informeert de raad summier over de opvolging van aanbevelingen (aanbeveling 1 uit het eerdere doorwerkingsonderzoek) en de bevindingen uit eerdere rekenkameronderzoeken worden niet gebruikt in raadsvoorstellen en/of verordeningen (aanbeveling 2 uit eerdere doorwerkingsonderzoek).

Aanbevelingen van de rekenkamercommissie

Aanbeveling 1 (aan het college): pak een stevigere rol op in de opvolging van aanbevelingen

De rekenkamercommissie beveelt het college aan om op het moment van oplevering van een rekenkameronderzoek een stappenplan te maken voor hoe men met de aanbevelingen aan de slag gaat, en welke portefeuillehouder daarvoor verantwoordelijk is.

Aanbeveling 2 (aan het college en de raad): maak onderling afspraken over hoe (vaak) het college de raad dient te informeren over de opvolging van aanbevelingen

Het college koppelt jaarlijks aan de raad terug in de jaarrekeningen over de rekenkameronderzoeken. Deze informatie is echter summier, en daarin komt de opvolging niet per aanbeveling aan bod. De rekenkamercommissie beveelt aan om als raad en college een duidelijke afspraak te maken over de informatievoorziening over de opvolging van de aanbevelingen. Dit komt de monitoring door de gemeenteraad ten goede, waardoor de raad beter zicht krijgt op de opvolging van de aanbevelingen door het college.

Aanbeveling 3 (aan de raad): richt een systeem in om de aan u gerichte aanbevelingen te monitoren en periodiek (bijvoorbeeld halfjaarlijks) op de raadsagenda terug te laten keren

Dit draagt eraan bij dat de aan de raad gerichte aanbevelingen niet naar de achtergrond verdwijnen.

Aanbeveling 4 (aan de raad en het college): volg de aanbevelingen uit het eerdere doorwerkingsonderzoek op

Het gaat daarbij ten eerste om het duidelijker rapporteren over de opvolging van aanbevelingen (op basis van de afspraken uit aanbeveling 2 hierboven). Ten tweede dient het college de bevindingen uit rekenkamerrapporten te betrekken bij raadsvoorstellen en/of verordeningen aangaande het onderzoeksonderwerp.

Onderzoek naar de informatieveiligheid bij de gemeente Den Helder

In 2016 heeft de Rekenkamercommissie (RKC) een rekenkamerbrief uitgebracht inzake het uitgevoerde onderzoek naar de staat van de informatiebeveiliging van de gemeente Den Helder. Ook nu anno 2023 is dit onderwerp, misschien nog wel meer dan destijds, een buitengewoon actueel item. Verspreid over heel Nederland zijn er de afgelopen jaren immers diverse voorbeelden te zien geweest van situaties waarin de informatieveiligheid niet -dan wel onvoldoende – was gewaarborgd.

De complexiteit van met name de technische aspecten van informatieveiligheid is voor veel betrokken bestuurders en ambtenaren een lastige problematiek waarop moeilijk grip valt te krijgen. Dit voorgaande heeft de RKC van Den Helder doen besluiten om een onderzoek in te stellen naar de informatieveiligheid.

De RKC heeft na een zorgvuldige selectie het gerenommeerde onderzoeksbureau Hoffmann opdracht gegeven om dit onderzoek naar informatieveiligheid uit te voeren.

De centrale vraagstelling voor dit onderzoek luidt: Is de informatieveiligheid bij de gemeente Den Helder voldoende gewaarborgd?

De RKC wil, om in de breedte inzicht te krijgen in de stand van de informatieveiligheid bij dit onderzoek

focussen op drie aspecten: 1 organisatie/proces, 2. mens en 3. techniek.

Daarbij wil de RKC ook onderzocht hebben of Den Helder de acties in het kader van de VNG Agenda Digitale Veiligheid uitvoert en hoe de voortgang daarvan is. Deze VNG Agenda kent eveneens de drie genoemde aspecten.

Omdat de ambtelijke organisatie in september dit jaar is verhuisd naar Willemsoord, is besloten dat Hoffmann de pentesten in oktober zal uitvoeren. Deze pentesten moeten zodoende een duidelijk inzicht in de informatieveiligheid ná de fysieke verhuizing van de ambtelijke organisatie en de verhuizing van de digitale systemen (ICT-systemen) van de gemeente kunnen bieden.

Tijdens een pentest, dat een afkorting is van penetration testing, zullen legale (ethische) hackers werkend voor het onderzoeksbureau op realistische wijze de gemeentelijke systemen onderzoeken. Zij kruipen als het ware in de huid van een kwaadwillende hacker. Net als een echte crimineel zullen zij proberen op alle mogelijke manieren toegang te krijgen tot beveiligde gegevens. Dit alles natuurlijk binnen de met de RKC afgesproken kaders.

Na de pentesten wordt een concept- rapport door de onderzoekers en de RKC opgesteld dat in november mogelijk pas december aan de ambtelijke organisatie zal worden voorgelegd voor een ambtelijk wederhoor.

Na een eventuele aanpassing van het concept-rapport, naar aanleiding van het ambtelijk wederhoor, kan het concept rapport in december of in januari worden voorgelegd aan het college van B&W voor het bestuurlijk wederhoor. De bestuurlijke reactie en een eventueel nawoord daarop van de RKC zullen integraal in het eindrapport worden opgenomen.

Voor de finale afronding van dit onderzoek heeft het uitstellen van de pentesten, tot ná de verhuizing, het gevolg dat de aanbieding/behandeling in de raadscommissie en de gemeenteraad naar verwachting pas in februari of in maart 2024 plaats zal kunnen vinden.

De RKC zal daarom voor een zorgvuldige overdracht van dit onderzoek en alle dossiers naar de nieuwe rekenkamer zorgdragen.

Financiële verantwoording 2023

Jaarrekening 2023 Rekenkamercommissie Den Helder tot 1 November 2023*

Bedragen in euro´s (€)	Begroting	Werkelijk
Onkostenvergoedingen en vergaderkosten	€ 15.000	€ 13.000*
Lidmaatschappen, abonnementen	€      670	€      645
Externe ondersteuning (Kosten onderzoeksbureaus)	€ 50.030	€ 45.290
Bedragen totaal in euro’s (€)	€ 65.700	€ 58.935

De RKC is met betrekking tot haar kosten en uitgaven ook dit jaar binnen het beschikbare budget gebleven. De RKC constateert echter wederom dat men name de kosten voor het inhuren van onderzoekers en onderzoeksbureaus een stijgende lijn laat zien.

Wij wensen onze opvolgers van de Rekenkamer veel succes! En wij rekenen erop dat zij met de onderzoeken een positieve bijdrage zullen leveren aan het verbeteren van het bestuur en de organisatie van de gemeente, in het belang van de inwoners van Den Helder.