572271 RIB Voortgangsverslag KPI's Informatiebeheer 2026
Aan de leden van de gemeenteraad
De directeur-archivaris van de gemeenschappelijke regeling RHC Alkmaar houdt toezicht op informatiebeheer bij de gemeente Den Helder. Jaarlijks doet de archivaris (conform artikel 2 van de ‘Archiefverordening gemeente Den Helder 2023’) verslag aan het college van B&W over het gedane toezicht, dat door de archiefinspecteur van het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) wordt uitgevoerd.
Het bijgevoegde ‘Voortgangsverslag KPI’s Informatiebeheer 2026 Gemeente Den Helder’ is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) zoals die zijn opgesteld door de VNG. De KPI’s omvatten acht indicatoren die een beeld geven van de kwaliteit van de informatiehuishouding en in hoeverre de gemeente Den Helder aan de eisen uit archiefwet- en regelgeving voldoet.
De algehele conclusie is als volgt: ” De gemeente Den Helder voldoet in ruim voldoende mate aan de wettelijke eisen. Ten opzichte van vorig jaar boekt de gemeente vooruitgang. Zij zet belangrijke stappen om de kwaliteit van de informatiehuishouding structureel te verbeteren”.
In het afgelopen jaar is de Benchmark 2024-2025 uitgevoerd op basis van de KPI-verslagen van overige gemeenten die deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling RHC Alkmaar. Het doel van deze benchmark is inzicht te verkrijgen in de kwaliteit van de informatiehuishouding en de naleving van de Archiefwet. Op basis van de resultaten staat de gemeente Den Helder op de tweede plaats van deze negen gemeenten. Den Helder scoort daarmee boven het gemiddelde.
De gemeente voldoet volledig aan de wettelijke eisen voor:
- KPI 1 Lokale regelingen
- KPI 4 Interne kwaliteitszorg en toezicht
- KPI 7 Overbrengen van archiefbescheiden
- KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden
Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) is formeel ingesteld en functioneert als bestuurlijk overleg voor strategische besluitvorming op het gebied van informatiebeheer, digitale transformatie en archivering (KPI 1). Tijdens het SIO zijn de ontwikkelingen besproken die momenteel spelen bij de gemeente Den Helder en het RAA, waaronder de uitfasering van netwerkschijven, de bredere inzet van Microsoft Teams, de overbrenging van audiovisuele raadsinformatie en de invoering van de nieuwe Archiefwet.
De gemeente werkt aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding en beschikt over een toetsbaar kwaliteitssysteem. Het gebruik van dit kwaliteitssysteem draagt bij aan de cyclische verbetering van het informatiebeheer (KPI 4).
De organisatie heeft de audiovisuele verslagen van de raads- en commissievergaderingen (2007–2020) overgebracht naar het e-depot. Samen met het RAA treft team Informatiebeheer voorbereidingen voor het (vervroegd) overbrengen van drie hybride archiefblokken en digitale archieven naar het e-depot van het RAA in 2026 (KPI 7).
De gemeente voldoet in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet. Overgebrachte archieven zijn raadpleegbaar via de archiefbewaarplaats en het e-depot van RHC Alkmaar (KPI 8).
Voor de volgende KPI’s voldoet de gemeente grotendeels aan de wettelijke eisen:
- KPI 2 Mensen en middelen
- KPI 3 Archiefruimte, applicaties en e-depots
- KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden
- KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
Voor deze KPI’s zijn aanvullende verbetermaatregelen noodzakelijk.
De beschikbare capaciteit en middelen zijn momenteel grotendeels toereikend. Voor de verdere digitalisering en de versterking van de regiefunctie van Informatiebeheer is in de komende jaren echter uitbreiding noodzakelijk (KPI 2).
De gemeente beschikt over een archiefruimte die deels voldoet aan de gestelde eisen. Verbetering van het binnenklimaat is noodzakelijk. De benodigde aanpassingen zijn ingepland en worden gevolgd door een herinspectie en de actualisatie van het calamiteitenplan (KPI 3).
Het nieuwe informatiebeleid van de gemeente Den Helder is medio 2025 vastgesteld (KPI 5).
Dit jaar wordt intensief gewerkt aan de verbeterpunten uit het KPI‑verslag. Dit betreft onder meer het verbeteren van de digitale toegankelijkheid van ongestructureerde, archiefwaardige informatie op netwerkschijven en het archiveren van informatie op afgesloten Teams‑sites. Deze werkzaamheden worden projectmatig aangepakt. Hiervoor is een tweejarig project gestart dat wordt begeleid door een extern bureau (KPI 5). Daarnaast wordt aandacht besteed aan het opstellen van een compleet en actueel overzicht van alle archiefwaardige informatie, geordend per werkproces en informatiesysteem.
Tot slot is de vernietiging van fysieke en digitale archieven geborgd binnen een aantal systemen. Voor vakapplicaties is een meer structurele, organisatiebrede aanpak nodig, ondersteund door duidelijke procedures en bestuurlijke afspraken (KPI 6).
Den Helder, 19 mei 2026.
Met vriendelijke groet,
Burgemeester en Wethouders van Den Helder,
J.A. (Jan) de Boer MSc.
burgemeester
K. (Koen) van Veen
secretaris