Evenement organiseren
Als u een groot evenement organiseert, moet u een evenementenvergunning aanvragen. Organiseert u een klein evenement, zoals een straatfeest of buurtbarbecue? Dan is het evenement melden voldoende.
Organiseert u volgend jaar een evenement of publieksactiviteit in Den Helder? Dan kunt u bij de gemeente dit jaar vóór 1 oktober evenementensubsidie aanvragen.
Soms heeft u geen evenementenvergunning nodig.
Kunt u alle onderstaande vragen met 'Ja' beantwoorden? Dan is het evenement melden (0-evenement) voldoende. In andere gevallen moet u een evenementenvergunning aanvragen.
- Zijn er minder dan 75 mensen aanwezig?
- Is er (versterkte) muziek met minder dan 65Db(A) (of helemaal geen muziek)?
- Vindt het evenement op 1 dag plaats tussen 07.00 uur en 23.00 uur?
- Vindt het evenement niet plaats op water, wegen, fietspaden of parkeerplaatsen?
- Hebben brandweer, ambulance en politie vrije doorgang?
- Zijn alle objecten (bijvoorbeeld springkussen of podium) kleiner dan 10 m2?
- Is er een organisator aanwezig?
In Den Helder zijn vier categorieën evenementen (0, A, B en C) op basis van hoe risicovol het evenement is. Per categorie gelden er andere voorwaarden. Bij een categorie B- en C-evenement is verhoogde aandacht voor de veiligheid nodig. Hierbij is bijvoorbeeld afstemming met brandweer en politie nodig.
De risico’s worden bepaald aan de hand van de risicoscan. Deze wordt bepaald door team Openbare Orde en Veiligheid. De score uit de risicoscan is niet het enige dat bepaalt in welke categorie een evenement valt. Er zijn specifieke voorwaarden die er toe leiden dat een evenement in een categorie valt. Kijk voor een indicatie in het overzicht hieronder.
| Type | Procedure en termijnen | Omschrijving en risico's | Voorbeelden |
|---|---|---|---|
| 0-Evenement | Meldingsplicht: minimaal 10 werkdagen voorafgaand aan het evenementdient melding te zijn gedaan. | Zeer kleinschalig karakter Maximaal 75 bezoekers.Weinig tot geengeluids-en verkeersoverlast. |
Buurtfeesten
|
| A-Evenement Regulier |
Vergunningsplicht: Traject start met de vooraankondiging van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de regionale evenementenkalender wordt vastgesteld. Minimaal 6 weken voorafgaand aan het evenement dient een volledige aanvraag tezijn gedaan. |
Kleinschalig karakter Uitkomst risicoscan <21 punten |
Kleine evenementen
|
| A-Evenement Meerjarig |
Vergunningsplicht: minimaal 6 weken voorafgaand aan het evenement dienen administratieve wijzigingen te zijn doorgegeven. |
Kleinschalig karakter Uitkomst risicoscan <21 punten |
Kleine evenementen
|
| B-Evenement Aandachtsevenement |
Vergunningplicht. Traject start met de vooraankondiging van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de regionale evenementenkalender wordt vastgesteld. Minimaal 18 wekenvoorafgaand aan het evenement een volledige aanvraag. |
Gemiddeld risico-evenement, waarbij sprake is van gevolgen voor de directe omgeving. Uitkomst risicoscan 21-30 punten |
Grotere evenementen
|
|
C-Evenement |
Vergunningplicht. Traject start met de vooraankondiging van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de regionale evenementenkalender wordt vastgesteld. Minimaal 25 wekenvoorafgaand aan het evenement een Toetsbare aanvraag. | Hoog risico-evenement waarbij sprake is van grote gevolgen voor de stad en/of regionale gevolgen. Uitkomst risicoscan >31 punten |
Regionale evenementen
|
Of bekijk het overzicht in het document schema (pdf).
- Gegevens over het evenement, zoals datum, plaats, veiligheid en horeca.
- Het programma.
- Een omschrijving van de activiteiten.
- Een plattegrond (tekening op schaal 1:100 of 250) van de opstelling (bijvoorbeeld podium, toiletten, hekken, terras en aanrijroutes voor de hulpdiensten). Voeg bij de plattegrond een legenda toe.
- Een situatietekening van het evenemententerrein (ingetekend 1:1000).
Waarom is een tekening nodig?
Met behulp van een goede tekening geeft u andere partijen een inzicht in uw ideeën voor het evenement. De tekening kunt u zien als basis voor het evenement. Als u alle onderdelen van het evenement intekent weet u zeker dat de opstelling past binnen het terrein. Aan de hand van de tekening kan iedereen de situatie overzien. De gemeente en adviseurs vanuit de veiligheidsregio kunnen zien waar alles wordt geplaatst. Dit helpt de adviseurs bij het opstellen van hun advies. Hulpdiensten weten in een calamiteit waar zij moeten zijn en hoe zij kunnen aanrijden. Hieronder is aangegeven wat er in een situatietekening en plattegrond opgenomen dient te worden.Hoe?
Als basis gebruikt u een bestaande plattegrond. Bijvoorbeeld Google Maps of PDOK viewer.Eisen
De tekening moet voldoen aan de volgende eisen:- De tekening moet digitaal gemaakt zijn (dus geen potloodtekening)
- U levert het bestand digitaal aan. De gemeente stelt geen eisen aan het type bestand. U kunt bijvoorbeeld een jpg-bestand of pdf-bestand indienen.
- Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB, vanwege de uploadlimiet van onze systemen.
Inhoud van de tekening
Op de tekening moet het volgende staan:- De schaal: de tekening heeft minimaal een schaal van 1:100
- Een noordpijl
- Adres en ligging van het evenemententerrein
- Grenzen van het evenemententerrein (oppervlakte maten)
- Aanrijdroutes en opstelpost voor de hulpdiensten (ambulance, brandweer en politie)
- De toegang en de vluchtroute(s) met de breedte (aanrijdroutes en vluchtroutes dienen gescheiden routes te zijn)
- Verzamelplaats
- Parkeergelegenheden
- De af te leggen route bij wandel- en/of sportevenementen
- Locatie verkeersregelaars
- Wegafzettingen
- Locatie noodverlichting (indien openbare verlichting of daglicht niet voldoende is)
- Een legenda: in de tekening zit een uitleg van de symbolen of kleuren waarmee u bepaalde zaken aanduidt
Voorbeelden van tekeningen
Bij het indienen van de vergunningaanvraag voor een evenement kan een veiligheidsplan worden gevraagd. In dit plan beschrijft u welke maatregelen worden getroffen om:
- de veiligheid van bezoekers te waarborgen;
- de gezondheid van bezoekers te waarborgen;
- de bereikbaarheid tijdens het evenement te waarborgen.
De gemeente heeft een Handleiding veiligheidsplan evenementen opgesteld, dat als basis dient voor het veiligheidsplan.
Voorbeelden:
U kunt uw evenement voor het volgende kalenderjaar alleen aanmelden tussen 1 september en 1 oktober van het voorafgaande jaar. Alleen in die periode is het aanmeldingsformulier beschikbaar. U kunt uw evenement melden op de pagina Evenement aanmelden voor regionale kalender.
Aan de hand van de vragen in het formulier wordt een risico-inschatting van uw evenement gemaakt. Evenementen die op tijd zijn aangemeld, worden opgenomen in de jaarplanning van de hulpdiensten. Evenementen die niet op tijd zijn aangemeld, kunnen worden geweigerd.
Heeft u geen drank- en horecavergunning en u wilt tóch tijdens een tijdelijke bijzondere gelegenheid bedrijfsmatig of tegen betaling alcohol verstrekken? Dan kunt u een ontheffing drank- en horecawet aanvragen. Met deze ontheffing mag u tijdelijk zwakalcoholhoudende dranken schenken.
Als een evenement voldoet aan onderstaande voorwaarden, kunt u een meerjarige evenementenvergunning aanvragen. De vergunning wordt dan voor maximaal drie jaar verstrekt.
Voorwaarden meerjarige vergunning
- Het evenement wordt minimaal drie jaar achtereen georganiseerd met dezelfde opzet en heeft hiervoor een vergunning ontvangen
- Het evenement wijzigt jaarlijks niet of zeer gering qua aard en omvang. Het evenement wordt jaarlijks op dezelfde locatie georganiseerd.
- Het evenement is een A-evenement. Dit houdt in dat het evenement weinig tot geen risico’s met zich meebrengt. Een evenement in de categorie A is bijvoorbeeld een braderie, sporttoernooi of (rommel/kerst)markt.
- In de afgelopen drie jaar zijn geen (ernstige) overtredingen of gegronde klachten geweest. Bij overtredingen kan de meerjarige vergunning worden ingetrokken.
- Bij nieuwe inzichten zoals locatie, evaluaties, klachten of incidenten kunnen aanvullende voorwaarden worden gesteld.
- Het evenement wordt jaarlijks voor 1 oktober aangemeld voor de evenementenkalender voor het daarop volgende jaar.
- Administratieve wijzigingen (zoals contactpersonen, telefoonnummers etc.) moeten uiterlijk 6 weken voor aanvang van het evenement schriftelijk worden doorgegeven aan team Openbare Orde en Veiligheid.
Melden meerjarig evenement
U moet het evenement ieder jaar uiterlijk 8 weken van tevoren melden. Dat kunt u doen via de knop hieronder.
Meerjarig evenement melden met DigiD
Heeft u geen DigiD? Dan kunt u ook het meerjarig evenement melden zonder inloggen
Heeft u vragen of u in aanmerking komt voor een meerjarige vergunning? Neem dan contact op met team Openbare Orde en Veiligheid.
- Regulier evenement € 81,40
- Aandachtsevenement € 296,45
Wilt u als organisator meer weten over gezondheid en veiligheid bij evenementen? Bekijk dan het digitale magazine van de GGD Hollands Noorden. Hierin leest u wat de grootste risico’s zijn met betrekking tot infectieziekten, veiligheid en gezondheid en welke maatregelen een organisator kan en moet nemen. Op de website van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord vindt u uitgebreide informatie over een veilig evenement organiseren.
Als u een evenement organiseert, moet u nagaan of het project stikstofneerslag in een Natura 2000-gebied zal veroorzaken. Ook moet er worden gekeken naar de invloed die het evenement heeft op beschermde dier- en plantensoorten.
Stifstofneerslag in Natura 2000-gebied
Om te bepalen of het evenement leidt tot overschrijding van de stikstofnormen vragen we u een vragenlijst in te vullen. Vul deze vragenlijst zo nauwkeurig mogelijk in. Zo voorkomt u vertraging. U kunt de vragenlijst digitaal invullen, opslaan en opsturen.
Kunt u het Excelbestand niet openen? Gebruik dan vragenlijst (pdf).
Stuur de ingevulde vragenlijst naar Yuri Klaver (coördinator natuur van de gemeente), e-mailadres y.klaver@denhelder.nl. Hij stuurt het bestand vervolgens door naar de Omgevingsdienst.
Blijkt uit de antwoorden dat er geen overschrijding van de stikstofnormen wordt verwacht? Dan zijn er geen bezwaren voor wat betreft stikstof.
AERIUS-berekening
Uit de vragenlijst kan ook blijken dat er een AERIUS-berekening moet worden uitgevoerd. Deze berekening moet worden uitgevoerd als bij een evenement gebruik wordt gemaakt van verbrandingsmotoren (door bijvoorbeeld verkeer en aggregaten). De gemeente betaalt deze berekening. De facturen van een AERIUS-berekening kunt u sturen naar y.klaver@denhelder.nl.
Invloed op beschermde dier- en plantensoorten
Om te bepalen of uw evenement invloed heeft op beschermde dier- en plantensoorten kan u worden gevraagd om een QuickScan te laten uitvoeren. Dit is vooral van belang als u een evenement wilt organiseren in of nabij Natura 2000-gebied. Maar ook als het evenement daarbuiten plaatsvindt, bijvoorbeeld in parken en langs waterpartijen. Door licht, geluid en betreding kunnen dieren en planten verstoord worden, met name in de broedperiode van vogels.
Wat als uw project in strijd is met de Wet natuurbescherming?
De kans is groot dat uw evenement niet zal leiden tot overschrijding van de stikstofnormen of tot schade aan beschermde plant- en diersoorten. Mocht daar toch sprake van zijn, dan kunt u in veel gevallen maatregelen treffen die het probleem oplossen. Denk aan het gebruik van elektrische generatoren en het stimuleren van het gebruik van fiets en openbaar vervoer door bezoekers. En als beschermde dier- of plantensoorten gevaar lopen, zijn er misschien aanpassingen mogelijk wat betreft verlichting of de route(s) die bezoekers afleggen.
In deze brochure vindt u meerdere aanbevelingen die van pas kunnen komen tijdens het proces van een vergunningaanvraag voor evenementen.
Sinds 1 september 2020 gelden nieuwe regels voor evenementenvergunningen. Het is nu mogelijk om voor meerdere jaren een evenementenvergunning aan te vragen. Ook faciliteert de gemeente organisatoren meer waar het kan.
U vindt de regels in de Evenementennota 2020 (pdf).
Bel naar telefoonnummer 14 0223 (maandag tot en met vrijdag van 8.30-17.00 uur). Of stuur uw vraag via het contactformulier.
Direct regelen
Evenementenvergunning aanvragen met DigiD
Evenementenvergunning aanvragen met eHerkenning
Heeft u geen DigiD of eHerkenning? Dan kunt u ook de evenementenvergunning aanvragen zonder inloggen
Vraagt u de vergunning online aan met DigiD of eHerkenning? Dan kunt u de aanvraag opslaan en later aanvullen.
Na uw aanvraag
- Wij nemen contact met u op per e-mail of telefoon als wij meer informatie van u nodig hebben. Eventueel maken wij een afspraak met u om uw aanvraag te bespreken op het gemeentehuis.
- Heeft u alle informatie aangeleverd? Dan bespreken wij uw aanvraag in het evenementenwerkgroep. Daarin zitten de gemeente, brandweer, politie en Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR).
- We beoordelen uw aanvraag op veiligheid, bereikbaarheid, aanwezigheid van toiletten, medische voorzieningen, brandveiligheid, het schenken van alcohol en mogelijke overlast door muziek.
Nadat wij alle informatie van u hebben gekregen, heeft de gemeente 12 weken de tijd om uw aanvraag te beoordelen. Deze termijn kan worden verlengd tot 24 weken bij ingewikkelde aanvragen. Meestal lukt dit binnen 8 weken.