Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Den Helder 2021

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Den Helder 2021 ev.

Inleiding

Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor de gemeente Den Helder. Op goede wijze inkopen en aanbesteden vertaalt zich niet alleen in de beste prijs tegen de hoogste kwaliteit; dit vertaalt zich ook door in te kopen op een rechtmatige manier conform de geldende inkoop- en aanbestedingsregels. Daarom is de huidige Nota inkoopbeleid gemeente Den Helder 2015 geactualiseerd. Hierbij is aansluiting gezocht bij het in Noord-Holland-Noord regionaal gehanteerde beleid om zo uniformiteit tussen de aanbestedende diensten in de regio te bevorderen. Het nu voorliggende document “Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Den Helder 2021” vervangt het huidige “Inkoopbeleid Gemeente Den Helder 2015”, welke op 16 november 2015 door de Raad is vastgesteld.

1 Doelstellingen

Wij zijn een professionele en maatschappelijk verantwoord opdrachtgever. Een opdrachtgever die integer handelt en rechtmatig en doelmatig inkoopt. Wij spannen ons daarom continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen (lees overal inkopen en aanbestedingen) in onze organisatie plaatsvindt. Wij streven daarbij een aantal centrale doelstellingen na. Onze organisatiedoelstellingen zijn leidend.

Wij willen met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.	Wij houden ons aan bestaande wet- en regelgeving en aan de bepalingen van ons inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daarnaast kopen wij efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van onze middelen staat centraal. Wij houden daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot onze opdrachten.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.	Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de opdrachtgever en de contractant. Wij spannen ons in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.	Bij inkopen kunnen wij ook interne en andere maatschappelijke kosten betrekken in onze afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van onze organisatie.	Wij hebben een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. Wij willen met onze inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van onze organisatie.	Inkoop heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van onze organisatie en draagt daar direct en voortdurend aan bij.
Administratieve lastenverlichting voor zowel de aanbestedende dienst als voor ondernemers.	Wij als ook ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Wij verlichten deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Wij doen onze inkopen zo veel mogelijk digitaal.

2 Juridische uitgangspunten

2.1 Algemeen juridisch kader

De gemeente Den Helder houdt zich aan de relevante wet- en regelgeving.

De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving bestaat uit:

Europese richtlijn betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten;
Aanbestedingswet;
Gids Proportionaliteit;
Aanbestedingsreglement Werken;
Burgerlijk Wetboek;

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door ons restrictief worden uitgelegd en toegepast.

2.2 Algemene beginselen bij inkopen en aanbestedingen

Algemene beginselen van het Aanbestedingsrecht

Wij nemen bij onze inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

Gelijke behandeling	We behandelen alle ondernemers die een kans maken op een opdracht hetzelfde.
Non-discriminatie	Wij geven ondernemers dezelfde kansen op opdrachten, dit doen wij zonder te letten op het land waar ze vandaan komen.
Transparantie	Wij geven iedere ondernemer gelijktijdig duidelijke en gelijke informatie over de aanbesteding.
Proportionaliteit (evenredigheid)	De eisen die wij stellen staan in verhouding tot de opdracht en de grootte daarvan.

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

Wij nemen bij onze inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

2.3 Mandaatregeling

Wij kopen in volgens de van toepassing zijnde mandaatregeling van de gemeente Den Helder. Wij willen enkel gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

2.4 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat wij en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de offerteaanvraag nemen wij (indien nodig) op hoe een klacht moet worden ingediend en op welke wijze wij de klacht vervolgens behandelen.

3 Algemene uitgangspunten

3.1 Integriteit

Onze bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde omgangsvormen. Zij handelen zakelijk en objectief.

Ondernemers

Wij doen enkel zaken met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen mogelijk, door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Wij kunnen bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

3.2 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Wij bevorderen eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevorderen wij een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking, ook op de lange termijn. Wij wensen geen ondernemers te betrekken in ons inkoopproces die de mededinging vervalsen.

3.3 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Wij hebben als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat wij de effecten op mens, milieu en financiën meenemen bij inkopen. De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming deze aspecten te betrekken en door een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de verschillende aspecten.

Klimaatbewust inkopen

Wij onderschrijven via de gemeentelijke ambitie om in 2040 energieneutraal te zijn het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. Met het gemeentelijk programma energieneutraal geven wij uitvoering aan de ambities van het Klimaatakkoord van Parijs. Vanuit onze ambitie om als organisatie het goede voorbeeld te geven in de verduurzaming willen wij stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de organisatie (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook ondernemers aangespoord tot CO2-reductie door bijvoorbeeld het toepassen van de CO2-presatieladder binnen aanbestedingen.

Biobased inkopen

Bij biobased inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. Wij streven ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

Circulair inkopen

Bij circulair inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. Wij kunnen bij inkopen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie eisen.

3.4 Internationale Sociale Voorwaarden

De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), eisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kunnen wij bij inkopen de ISV toepassen.

3.5 Social return on investment (SROI)

Bij SROI worden afspraken gemaakt met leveranciers over het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerk- en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Voor de uitgangspunten en toepassingsmogelijkheden van SROI zijn wij aangesloten bij het Regionaal Platform Arbeidsmarktbeleid - Noord Holland Noord (RPA-NHN).

3.6 Sociale ondernemingen

Bij inkopen kunnen wij opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben. Deze organisaties vervullen een essentiële maatschappelijke rol bij de professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

3.7 Burgerparticipatie

Wij hebben oog voor de maatschappelijke ontwikkeling om inwoners te laten participeren in de samenleving. Wij betrekken daar waar mogelijk onze inwoners bij inkoop- en aanbestedingsprocedures.

4 Economische Uitgangspunten

4.1 MKB en Lokale economie

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen krijgen. Wij houden rekening met het midden- en kleinbedrijf. In voorkomende gevallen waar een onderhandse procedure volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met regionale- en lokale ondernemers.

4.2 Innovatie

Wij bevorderen en stimuleren waar mogelijk en gewenst innovatie bij inkoop- en aanbestedingsprocedures. Wij hebben oog voor innovatieve producten, werken en diensten die een belangrijke rol spelen in de efficiëntie en de kwaliteit van overheidsdiensten. Innovatie kan een bijdrage leveren aan een duurzamere ontwikkeling van de organisaties en de kwaliteit van de leefomgeving voor onze inwoners.

4.3 Samenwerkingsverbanden

Wij streven naar samenwerking bij inkoop en aanbesteden zowel binnen de eigen organisatie, als met andere publiekrechtelijke instellingen en aanbestedende diensten.

4.4 Past Performance Systematiek

Goede klantgerichte prestaties van opdrachtnemers worden gewaardeerd. De gemeente past bij aanbestedingen voor werken Past Performance, conform de CROW methodiek, toe om de prestaties van opdrachtnemers te beoordelen. De Past Performance beoordeling kan worden gebruikt bij het selecteren van ondernemingen voor enkelvoudige opdrachten en meervoudig onderhandse aanbestedingen.

5 Organisatorische kaders

5.1 Inkooporganisatie

Voor alle inkopen van de gemeente Den Helder wordt zoveel mogelijk een uniforme werkwijze gehanteerd.

5.2 Inkoopmatrix

In de mandaatregeling is een matrix opgenomen met inkoop- en aanbestedingsprocedures met drempelbedragen en beslissingsbevoegdheden. De inkoopmatrix wordt wanneer nodig geactualiseerd, rekening houdend met geldende wet- en regelgeving. De keuze van de inkoop- of aanbestedingsprocedure wordt bepaald aan de hand van de inkoopmatrix en de daarbij behorende drempelbedragen.

5.3 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid en de inkoopmatrix (zie paragraaf 5.2) zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. In de inkoopmatrix is opgenomen wie bevoegd is tot het nemen van dit besluit.

5.4 Evaluatie van de toepassing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid

Het opstellen van procedures en het invoeren van functiescheiding en interne controlemaatregelen reduceert de mogelijkheid tot misbruik en oneigenlijk gebruik van gelden en middelen. Ten behoeve van de inkoopcontrol wordt de toepassing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid periodiek beoordeeld en gecontroleerd.